Sdílení dokumentů OpenOffice.org a MSO - VŠEOBECNÁ DOPORUČENÍ
Pokud se jimi budete řídit, usnadní Vám vytváření kompatibilních dokumentů ve všech aplikacích.
Písma
Ověřte si, jestli jsou vámi používaná písma k dispozici v obou aplikacích. Pokud budete používat v OpenOffice.org jiná písma, než má k dispozici uživatel MS Office, dojde k přeformátování textu a můžete očekávat rozdílné formátování dokumentu.
I z tohoto důvodu je doporučeno používat ve sdílených dokumentech standardní písma.
Styly
Základem úspěchu pro vaše dokumenty sdílené s kolegy, kteří mají jiný kancelářský balík, je používání stylů. Pokuste se nepoužívat jen obyčejnou změnu velikosti písma, změnu typu písma či odsazení odstavců, mezery za odstavci apod. Ke všemu používejte styly.
Sami časem poznáte, že je pak práce s dokumenty mnohem elegantnější a efektivnější a že nejde jen o „nepříjemnou nutnost“. Použití stylů vám umožní snadno měnit vzhled celého dokumentu a hlavně tím minimalizujete problémy při sdílení dokumentů v jiných kancelářských balících.
Používejte styly především pro tyto činnosti:
- Nastavení písma a odsazení pro různé nadpisy, odstavce a standardní text
- Nastavení odsazení textu od kraje
- Nastavení mezer před a za odstavcem
Mezery a tabulátory
Naučte se při psaní dokumentů používat značky, které vám prozradí, kde používáte zbytečně mezerník nebo kde místo nastavení stylu odstavce používáte klávesu Enter. Každý textový editor umí zobrazovat při psaní tyto značky, většinou je tato funkce označena touto ikonou:
Chcete napsat text až od poloviny stránky? Uhodíte 50x do mezerníku, abyste se tam dostali? Chyba! Právě tímto způsobem vznikají dokumenty, které jsou velice náchylné k chybám ve formátování. Používejte proto styly pro nastavení formátování a tabulátory pro změnu pozic kurzoru a pozice pro psaní.
Příklad špatně tvořeného dokumentu – autor nepoužívá nastavení odstavců
Příklad správného tvoření dokumentu – autor používá formátování odstavců
V ideálním případě používejte vlastní nadefinované tabulátory a nespoléhejte na standardní nastavené tabulátory v OpenOffice.org či MS Office. Každá aplikace má totiž vzdálenosti tabulátorů drobně odlišné, což může způsobit problémy s kompatibilitou. U vlastních nadefinovaných tabulátorů podle vaší potřeby tyto problémy nehrozí.
Dynamická výměna dat mezi aplikacemi (OLE)
Používání OLE objektů nemusí vždy fungovat správně. Pokuste se proto používání OLE objektů vyhnout. Vámi vložené objekty budou vždy správně zobrazeny v obou kancelářských aplikacích, ale v některých případech může dojít k tomu, že OLE objekt nemůžete již dále editovat – zobrazí se pouze jako obrázek.
Také nezapomeňte na to, že aplikace, na kterou je objekt napojen, musí být nainstalována i u příjemce dokumentu. Pokud tedy vytvoříte pod MS Windows dokument napojený na jinou Windows aplikaci a výsledný dokument pošlete uživateli na Linuxu, objekt neotevře.
Provázané soubory
Buňky zkopírované z Excelu a vložené jinak, s vazbou na Excel, do Wordu jsou importovány do aplikace Writer jako normální tabulka. To znamená, že pokud je dokument importován, vazba na Excel je ztracena.
Podobně zkopírování grafu z Excelu a vložení s vazbou do Wordu a poté import souboru do aplikace Writer způsobí, že je graf importován jako vložený OLE objekt, ale není převeden do grafu aplikace Calc. Při uložení souboru ve formátu Word a otevření tohoto souboru ve Wordu nebude možné tento graf editovat – po dvojkliku se zobrazí chybové hlášení.
WordArt a Písmomalba
Ekvivalentem k aplikaci WordArt v Microsoft Office je v OpenOffice.org aplikace Písmomalba (Fontwork). Objekty WordArt jsou importovány jako objekty Písmomalby; po importu se může jejich vzhled mírně lišit. A obdobně jsou objekty Písmomalby při exportu dokumentu do formátu Microsoft Office automaticky převedeny na objekty WordArt.
Vektorová grafika
Základní tvary (čáry, šipky, obdélníky, elipsy) jdou importovat/exportovat bez problémů. OpenOffice.org poskytuje větší stupeň kontroly nad některými vlastnostmi než Microsoft Office – některé vlastnosti mohou být tedy při přechodu z OpenOffice.org do Microsoft Office změněny. Například velikost hlaviček šipek, styly čar apod.
Automatické tvary z Microsoft Office, jako např. veselý obličej, si uchovávají svoje zvláštní vlastnosti – třeba schopnost přizpůsobit stupeň úsměvu/zamračení ve zmíněném veselém obličeji.
Microsoft Office poskytuje více možností stínování než OpenOffice.org, někdy tedy může nastat změna ve vzhledu stínu. Styly stínů Microsoft Office 1, 2, 4, 6, 14, 17 a 18 jsou v OpenOffice.org podporovány. Vodorovné a zkosené stíny se neimportují a některé 3D efekty jsou ignorovány.
Rastrová grafika
Rastrová grafika je mezi oběma kancelářskými balíky interpretována bez problémů, včetně průhlednosti u formátu PNG. Zde může dojít k drobným odlišnostem Doporučujeme používat standardní formáty pro obrázkovou grafiku (JPG, PNG, GIF), vyvarujete se tak problémů s grafikou v různých operačních systémech (např. formát TIFF umožňuje ukládat data ve formátu pro MS Windows a MacOS, grafika z MS Windows je pak na MacOS zobrazována chybně a opačně).
Rámce a textová pole
Při importu dokumentů z Microsoft Office do OpenOffice.org, které obsahují rámce nebo textová pole se spojením na text, se tato spojení ztratí. Doporučujeme tedy rámce a textová pole pokud možno nepoužívat, případně věnovat zvýšenou pozornost jejich použití. Často jsou rámce také přeneseny s pozměněnými parametry (rozměry apod.).
Ovládací prvky
Jsou to prvky, které se v Microsoft Office nachází na panelu ovládacích prvků. Všechny jsou importovány bez problémů, nicméně tyto ovládací prvky většinou vyžadují ke své funkčnosti makra, takže s absencí těchto zvláštních maker v OpenOffice.org budou funkčně bezcenné.
Makra
OpenOffice.org umí spustit makra z Microsoft Office v omezené míře. Zatímco jazyk pro makra je velice podobný, základní objekty jsou naprosto odlišné. Následující nastavení se vztahuje k otevírání souborů Microsoft Office a k tomu, co dělat ohledně jejich maker: Nástroje > Volby... > Načítání/ukládání > Vlastnosti VBA .
Nastavení maker v OpenOffice.org 2.2
OpenOffice.org umožňuje nahrávání maker. Záznamník používá něco jako plánovač, přičemž lepším postupem je použít aplikační programové rozhraní (API).
Pro kancelářské balíky existují také tzv. makroviry, které využívají pro své účely právě programovacího jazyku daného kancelářského balíku. Pokud dostanete virus pro MS Office a otevřete jej v OpenOffice.org, žádné nebezpečí vám nehrozí a obráceně také. V každém případě ale věnujte zvýšenou pozornost otevírání dokumentů, které používají makra, od lidí, které neznáte. Každý dokument, který obsahuje makro, se při svém otevírání ptá uživatele, zda makro může spustit, pokud si tedy nejste jisti tím, od koho jste dokument obdrželi, makra nepovolujte.
