Hromadná korespondence má řadu využití – můžete odesílat hromadné dopisy, vytvářet obálky nebo tisknout štítky a vizitky. Princip je vždy stejný, my si ukážeme, jak na tvorbu štítků.

Základem hromadné korespondence je propojení s kontaktní databází. Tou může být v 602Office libovolná databáze, v našem příkladu se napojíme na kontakty poštovního klienta Mozilla Thunderbird.

Prvním krokem je přidání Thunderbirdu mezi datové zdroje OpenOffice.org (zobrazíte je např. v textovém editoru klávesou F4):

1. Zvolte v menu Soubor > Nový > Databáze . Spustí se Průvodce databází .
2. Zvolte Připojit se k databázi a ze seznamu vyberte Databáze kontaktů Thunderbird .
3. Klikněte na tlačítko Další >> .
4. Zvolte Ano, zaregistrovat databázi a volbu Otevřít databázi pro úpravy ponechte prázdnou .
5. Klikněte na tlačítko Dokončit a databázový soubor s propojením uložte - pojmenujte jej Thunderbird.odb .

Poté již bude Thunderbird mezi datovými zdroji v OpenOffice.org a můžeme se pustit do tvorby samotných štítků:

1. Zvolte v menu Soubor > Nový > Štítky . Otevře se okno Štítky , kde máte možnost nastavit veškeré požadované vlastnosti štítků.
2. Na záložce Štítky vyberte ze seznamu Databáze položku Thunderbird . V seznamu Tabulka vyberte složku kontaktů, ke kterým chcete štítky vytvářet. Poté postupně vybírejte Pole databáze , která chcete mít na štítcích, a pomocí tlačítka s šipkou vlevo je vložte do textu štítku.
3. Pomocí seznamu Typ v sekci Formát můžete zvolit některý z předdefinovaných formátů štítků nebo si na záložce Formát definujte vlastní.
4. Na záložce Volby zaškrtněte volbu Synchronizovat obsahy a klikněte na tlačítko Nový dokument .

Vytvoří se prázdný dokument se štítky obsahující zatím pouze databázová pole. Nyní upravte levý horní štítek přesně podle Vašich požadavků (s databázovými poli pracujte jako s jinými znaky – můžete tedy měnit jejich font, velikost apod.). Až bude štítek hotový, klikněte na tlačítko Synchronizovat popisky , čímž dojde k aplikaci vzhledu na všechny štítky.

Nyní zbývá již jen štítky vytisknout. Zvolte menu Soubor > Tisk a na dotaz, zda tisknout sériový dopis, odpovězte Ano . Otevře se okno Hromadná korespondence , které slouží pro výběr záznamů, které se mají do štítků doplnit. Pokud chcete štítky vygenerovat pro všechny kontakty ve vybrané složce, není třeba nic měnit. V opačném případě můžete požadované záznamy vybrat ve střední části okna (více záznamů vyberete kombinací klávesy Ctrl resp. Shift + kliknutí myší). Po výběru záznamů klikněte 2x na tlačítko OK a štítky se vytisknou.